Kalem Yazılım’dan Akaryakıt Sektörüne Çözüm

55 yıllık ticari geçmişe sahip Somyürekler A.Ş. bünyesinde, Kayseri’de faaliyet gösteren Sompet, şirketler grubunun akaryakıt ayağını oluşturuyor. 2004 yılından bu yana akaryakıt sektörünün bölgedeki önemli oyuncularından biri olan Sompet, halen iki farklı markanın akaryakıt ürünlerini dört istasyonda sunuyor. İstasyonlarda akaryakıtın yanı sıra
market hizmeti de veriliyor. Sompet, kusursuz hizmet anlayışı ve uygulamaları sayesinde, Shell tarafından 60 ülkede uygulanan hizmet kalitesi programında 2010 yılı dünya birinciliğini aldı. 14 bin istasyon arasında birinci seçilen Sompet, bu anlamda Türkiye tarihinde bir ilke imza atmış bulunuyor.
Beklenti ve hedefler
Başarıya giden yolda bilgi teknolojilerinin (BT) önemine inanan Somyürekler A.Ş. ve bu grup bünyesindeki Sompet Akaryakıt, gerek müşteri ilişkileri yönetimi gerekse pazardaki beklentilerin karşılanması için BT’den faydalanıyor. Bu bakış açısıyla cirosunu, satışlarını, müşteri ve çalışan memnuniyetini gelişmiş BT sistemleriyle sürekli kontrol ederek sürdürülebilir başarı sağlıyor.

Son derece sağlıklı bir ağ ve sunucu altyapısı bulunan Sompet, proje öncesinde yazılım konusunda dağınık bir yapıya sahipti. Farklı süreçlerde farklı programların kullanılması nedeniyle, muhasebe işlemleri aksayabiliyor, iş yükü artıyor, manuel girişlerin ve mükerrer işlemlere karşı yine manuel kontrollerin yapılması gerekebiliyordu.
Bu nedenle Sompet, dağınık olan yazılım yapısını tek bir program üzerinde toplama ihtiyacı hissederek Logo’nun GO Plus çözümüne geçti. Böylece, aynı çözümü kullanan ana şirket Somyürekler A.Ş. ile de tam bir entegrasyon elde edildi. Fakat akaryakıt sektörüne özgü uygulamaların bu sisteme tam olarak uyum sağlaması için bir dikey çözüme ihtiyaç vardı.
Öte yandan, e-dönüşüm çerçevesinde, dört akaryakıt istasyonunda ve bunların içindeki marketlerde e-fatura ve e-defter uygulamalarının da hayat geçirilmesi gerekiyordu. Mevcut sistemde, her bir pompada veya akaryakıt istasyonu marketinde yapılan satış işlemleri, Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu’nun (EPDK) izin verdiği iki yazılım tipinde tek bir merkezde toplanıyor. Yapılan her satışın bir faturaya dönüşmesi ve bunun da e-deftere işlenmesi yasal bir zorunluluk olarak ortaya çıkıyor. Dolayısıyla, verimli bir işleyiş için Sompet istasyonlarında yapılan tüm işlemlerin tek bir platform üzerinde toplanabilmesi, işlemlerin raporlarının verimli ve tutarlı bir şekilde alınabilmesi hedefleniyordu.
Seçim aşaması
Gerek Sompet gerekse Somyürekler A.Ş., Logo’nun farklı çözümlerini uzun zamandır kullanıyordu. Diğer bir deyişle, mevcut yapıda zaten Logo vardı ama verilerin tamamı Logo üzerinde işlenmiyordu. Bütün süreçlerin entegrasyonu söz konusu olduğunda, Sompet’e danışmanlık hizmeti veren Zirve Bilgisayar’ın da önerisiyle Logo çözümlerinden yararlanılmasına karar verildi. Şirket personelinin Logo’ya alışkın olması ve Logo uygulamalarına yönelik eğitimler alması, GO Plus’ın tercih edilmesindeki en önemli etken oldu. Bu entegrasyonla birlikte, akaryakıt sektörüne özel olarak Logo çözüm ortağı Kalem Yazılım tarafından geliştirilen Akaryakıt Yönetimi modülünün de GO Plus üzerinde işletilmesine karar verildi.
Kullanılan çözümler
• GO Plus üzerinde Genel Muhasebe, Finans, Stok, E-fatura, Market, Akaryakıt ve E-defter süreçleri devreye alındı.
• Akaryakıt Yönetimi uygulaması hayata geçirildi.
Proje süreci
Sompet Akaryakıt, BT süreçlerinde düzenli olarak işbirliği yaptığı Logo iş ortağı Zirve Bilgisayar ile Haziran 2014’te entegrasyon süreci hakkında görüşmeye başladı. E-defter konusunda yasal yükümlülüğün de gündeme gelmesiyle birlikte süreç hızlandı. Sompet yönetimine yapılan demolar ve sunumlar neticesinde, GO Plus çözümü üzerinde Kalem Yazılım’ın Akaryakıt Yönetimi uygulamasının hayat geçirilmesine karar verildi.
Kararın ardından ortalama 20 gün içinde sistem kuruldu. Sompet çalışanlarının Logo yazılımlarını özellikle muhasebede yoğun olarak kullanması sayesinde, eğitim ve alışma süreci son derece kısa sürdü ve çözüm 2015’in başında canlı kullanıma alındı. Uygulama sırasında, taşıt tanıma sisteminin pazarlamasıyla ilgili uyarlamalar da Zirve Bilişim tarafından gerçekleştirildi.
Elde edilen faydalar
• GO Plus ile tek bir platformda uçtan uca çözüm elde edildi. Tüm market ve akaryakıt işlemleri tek program üzerinden yapılabiliyor ve raporlanabiliyor.
• Veriler anlık olarak sisteme yansıtılıyor ve yorumlanabiliyor. Satışlar anlık izlenebiliyor.
• Şubelerin kontrolü ve tahsilat yönetimi süreçleri iyileştirildi. 4 istasyonun tüm süreçleri merkezle entegre hale getirildi.
• Resmi muhasebe ve defter hazırlıklarını yapanların iş yüklerinde %30-35 azalma söz konusu oldu. Muhasebe departmanı, beyanname dönemindeki işlerini 5 günde tamamlayabiliyor (proje öncesinde 15 gün).
• Ayda 1000 faturanın sisteme girilme süresi, 8 adam/gün yerine 1 adam/gün sürüyor.
• E-defter sürecinde belge detayını manuel şekilde işlemeye gerek kalmıyor. Manuel girişlerin olmaması sayesinde, insan kaynaklı hatalar da minimum seviyeye iniyor.
• E-dönüşüm süreci başarıyla hayata geçirildi.

Gelecek planları
Sompet Akaryakıt yönetimi, raporlama konusunda kat edilecek daha çok yol olduğuna inanıyor. Bilgi teknolojilerinin rehberliğinde yola devam eden şirket, raporlama konusunda çalışmalarını sürdürüyor. Akaryakıt toptan ve perakende satış, taşıt tanıma pazarlama, istasyon marketçiliği iş alanlarını çok iyi tanıyan Sompet Akaryakıt, mevcut ihtiyaçlara göre BT çalışmalarını geliştirmeyi hedefliyor.